Déclaration de confidentialité, de respect des personnes et de leur vie privée

Notre identité numérique

L’adresse de notre site Web est : https://www.cepha.be/. Il a été développé sur base d’une instance de WordPress par Octopix.

Ce site ainsi que toutes ses données sont hébergés chez OVH: (Politique de confidentialité) – Participant au bouclier de protection des données.

Article 1 – Principe général

Le CEPHA est conscient que la nature de ses activités et de sa méthodologie requiert la collecte de données personnelles et sensibles.

Celles-ci ne sont collectées que parce qu’elles servent la finalité de leur utilisation.

Le CEPHA veille à ce que les données à caractère personnel collectées soient adéquates, pertinentes et non excessives, compte tenu de la finalité de leur traitement spécifique.

Le respect des personnes et la protection de leur vie privée est de la plus haute importance pour le CEPHA.

La présente déclaration de confidentialité décrit quelles mesures sont prises pour la protection de votre vie privée lors de l’utilisation des services offerts par le CEPHA, et quels droits vous avez en tant qu’utilisateur de ces services.

Toutes les données à caractère personnel (à savoir: les données permettant de vous identifier directement ou indirectement) que vous confiez au CEPHA seront traitées avec le soin et la vigilance nécessaires. Ceci implique naturellement que tous les traitements de ces données à caractère personnel se feront conformément au RGPD (Règlement Général de Protection des Données).

Toute demande d’informations qui nous est demandée par formulaire est toujours soumise à votre autorisation.

Des adaptations futures de la présente déclaration de confidentialité sont possibles. Nous vous demandons dès lors de relire de temps en temps la déclaration de confidentialité afin de rester au courant de ces adaptations. Il va de soi que toutes les nouvelles versions de la déclaration de confidentialité seront toujours conformes au RGPD.

Article 2 – Champ d’application

La déclaration de confidentialité s’applique à tous les services proposés par le CEPHA.

Sont considérés comme services :

  • Les prestations effectuées pour des particuliers telles que, par exemple, les demandes de renseignements, les demandes de consultations d’orientations personnelles, scolaires, académiques et professionnelles.
  • Les prestations effectuées pour des entreprises telles que, par exemple, les missions de recrutement, de sélection de personnel, les avis d’adéquation ou d’évaluation.
  • Toute forme de communication électronique ou non qui est utilisée pour l’échange de données entre le CEPHA d’une part et des particuliers et/ou entreprises d’autre part.

Le ou les site(s) web créés et ouverts par le CEPHA peuvent comporter des liens vers d’autres sites web sur lesquels le CEPHA n’exerce aucun contrôle technique ou relatif quant au contenu. Le CEPHA ne peut dès lors offrir aucune garantie sur la politique en matière de confidentialité et de respect de la vie privée de ces sites web. Le CEPHA n’accepte donc aucune responsabilité en cas de dommages directs ou indirects découlant de la consultation ou de l’utilisation de ces sites web externes. Nous vous conseillons de prendre connaissance de la politique de ceux-ci en matière de vie privée.

Article 3 – Acquisition des données

Le CEPHA utilise différents niveaux d’acquisition de vos données en fonction des différents services que vous sollicitez. Le niveau le plus faible se compose de services offerts sur base publique et anonyme, par exemple lorsque vous visitez notre site WEB de manière anonyme. Dans ce cas, nous n’acquérons pas de données à votre insu sauf des statistiques anonymes de fréquentation.

Nous pourrons vous demander de nous communiquer une série de données en vue de votre enregistrement, de votre identification, de votre authentification et de votre profil personnel si cela est nécessaire pour répondre aux nécessités de notre prestation de service(s).

Si nous devons vous orienter personnellement vous ou l’un de vos enfants, évaluer votre niveau d’adéquation à une fonction professionnelle, nous avons besoin de recueillir des informations précises, complètes, sensibles voire intimes.  Nous le faisons toujours uniquement en fonction de ce que nous estimons nécessaire pour la finalité d’exploitation des données.

Les données peuvent être acquises essentiellement par les moyens suivants :

  • Visite anonyme de notre site WEB
  • Appel téléphonique
  • Fax (rarement utilisé – détruit après en avoir pris connaissance- réponse par autre moyen)
  • Message déposé sur répondeur téléphonique (destruction après réponse)
  • Réunion en vis-à-vis (face to face) (prise de notes éventuellement scannées et conservées dans dossier de la personne concernée)
  • Formulaire de premier contact (téléchargement et conservation sur support numérique)
  • Formulaire de demande de prestation pour entreprise (téléchargement et conservation sur support numérique)
  • Formulaire de dépôt de candidature spontanée (téléchargement et conservation sur support numérique)
  • Formulaire de dépôt de candidature spécifique (téléchargement et conservation sur support numérique sauf votre contr’ordre.)
  • Entretien de recrutement prise de notes éventuellement scannées et conservées dans dossier de la personne concernée)
  • Formulaire questionnaire d’adéquation professionnelle
  • Formulaire de demande de prestation d’orientation pour particulier
  • Questionnaire socio-scolaire-familial (téléchargement et conservation sur support numérique)
  • Formulaire enquête de satisfaction (En envoyant ce feed-back, vous nous donnez l’autorisation de traiter les données à caractère personnel envoyées afin d’améliorer l’expérience d’utilisateur ou de développer de nouveaux services.)
  • Bon de commande fournisseur (propre à chacun de nos fournisseurs ou clients)
  • Cookies  (informations de connexion, vos préférences d’écran, statistiques et mesures d’audience via Google Analytics, données traitées aux États-Unis – Politique de confidentialité – Option de retrait. Participant au bouclier de protection des données.)

Veuillez noter que :

  • Dans certains formulaires ou rencontres, nous pourrons vous demander de nous remettre une copie de votre carte d’identité (électronique) afin de pouvoir vérifier votre identité.

Article 4 – Traitement de données 

Les données personnelles faisant l’objet d’un traitement se fonde sur le consentement de chaque personne.

Le Cepha a mis en place, tant que cela lui était possible, une formulaire de consentement pour la collecte et le traitement des données à caractère personnel.

Ce formulaire met en évidence les différentes finalités du traitement des données afin que vous soyez éclairés sur ce que nous faisons de vos données.

Votre consentement n’est pas obligatoire mais sachez que l’absence de celui-ci peut entraîner une non prise en considération de votre demande ou nuire à la qualité de son traitement.

Ce consentement peut être retiré à tout moment en contactant notre responsable de traitement des données, Amélie VIVIER, soit en envoyant un mail à l’adresse cepha@cepha.be, soit en utilisant ce formulaire présent sur le site. Elle répondra à votre requête dans un délai de maximum de 30 jours ouvrables.

Article 5 – Échanges de données

Vos données personnelles ne seront en aucun cas transmises à des tiers à des fins publicitaires. Vos données à caractère personnel ne seront non plus jamais mises à la disposition de tiers sauf, dans les cas suivants :

  • lorsqu’un tel transfert est imposé par ou en vertu d’une loi, d’un décret ou d’une ordonnance ;
  • si vous faites l’objet d’une demande de prestation de services CEPHA à la demande ou au bénéfice d’un de nos clients entreprises (ex : évaluation candidats, recrutement) ;
  • si elles doivent être accessibles par nos différents sous-traitants : ceux chargés de la création et de l’entretien de notre site Web, notre opérateur technique de nom de domaine (DNS), nos hébergeurs de site web, de nos comptes de courrier électronique et de nos formulaires, nos sous-traitants de publications d’offres d’emploi ;
  • si elles peuvent être connues par notre fournisseur d’accès à Internet et par toutes les personnes ou sociétés qui doivent intervenir techniquement sur nos systèmes informatiques ;
  • si elles doivent être traitées par nos collaborateurs indépendants.

Nous avons veillé au choix judicieux de nos sous-traitants, collaborateurs et fournisseurs qui sont tenus également au respect des prescriptions du RGPD.

Article 6 – Sécurité

Le CEPHA entreprend toutes les démarches nécessaires pour garantir la sécurisation de vos données à caractère personnel. Pour veiller à ce que vos données soient protégées contre notamment l’accès non autorisé, l’utilisation illégitime, la perte ou des modifications non autorisées, l’exploitation criminelle, etc., le CEPHA utilise différentes techniques et procédures de sécurisation. Tant sur le plan physique qu’électronique et organisationnel, les mesures nécessaires ont été prises pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel.

Ainsi, par exemple, les données à caractère personnel que vous fournissez sont enregistrées sur des supports informatiques et serveurs du CEPHA qui ne sont accessibles qu’à du personnel compétent et dont l’accès est protégé par mot de passe. Ce personnel a été averti de la présente déclaration de confidentialité et de toutes les directives internes applicables qui ont été édictées pour la protection de vos données à caractère personnel. Le personnel est obligé de respecter la confidentialité de vos données à caractère personnel.

Nos locaux ne sont accessibles qu’après autorisation via un système de vidéo-parlophonie. Ils sont placés, de même que nos aires de parking, sous contrôle de vidéo-surveillance clairement annoncée par des pictogrammes. Les enregistrements des caméras sont stockés sur un serveur NAS, ne sont accessibles que par mot de passe et sont conservés jusqu’à concurrence de 10GB. Au-delà, ces enregistrements se détruisent automatiquement. Tous nos dossiers papier et rapports concernant nos clients sont détruits au moyen d’un destructeur professionnel.

Notre modem et notre réseau WIFI sont protégés par mot de passe.

Les données à caractère personnel sensibles qui sont envoyées via courrier électronique sont sécurisées au moyen de codage, par exemple en utilisant le protocole SSL (Secure Socket Layer). Les formulaires que vous êtes invités à compléter transitent par un sous-traitant extérieur hors Union européenne (JOTTFORM) qui nous a assuré par écrit travailler en conformité avec le RGPD.

Nous demandons systématiquement aux candidats non retenus l’autorisation de conserver leurs données afin de pouvoir les inviter, le cas échéant, à postuler à d’autres postes. Nous conservons les données des candidats engagés afin de pouvoir répondre à des questions susceptibles de nous être posées par leur employeur suite à leur engagement et notamment quant aux évaluations périodiques dont ils pourraient faire l’objet.

Bien que le CEPHA fasse tous les efforts possibles pour protéger votre vie privée, une protection effective n’est naturellement possible que si vous prenez aussi vous-même les mesures nécessaires pour préserver votre vie privée. A cet égard, vous êtes tenu de:

  • fournir des informations complètes, précises, véridiques et non-mensongères ;
  • veiller dûment à la confidentialité d’éventuelles données d’utilisateur (comme un nom d’utilisateur, un mot de passe, un code PIN), afin que ces données ne restent accessibles qu’à vous. Ces données sont strictement personnelles et non transmissibles;
  • choisir un mot de passe sûr. Cela signifie qu’il doit être composé de 8 caractères au moins combinant à la fois des lettres et d’autres caractères, qui sont placés dans un ordre ne pouvant être découvert facilement. Chaque utilisateur est personnellement responsable en cas de découverte et/ou d’abus d’un mot de passe n’ayant pas été composé selon ces règles;
  • transmettre des informations de contact valables et utilisables afin que vous puissiez être contacté dans un délai raisonnable et de façon raisonnablement confidentielle.

Article 7 – Droit d’accès, d’effacement, de rectification, de limitation et le droit à la portabilité

Vous avez le droit d’obtenir gratuitement une copie des données à caractère personnel vous concernant que nous traitons, à savoir :

  • les finalités du traitement ;
  • les catégories de données à caractère personnel ;
  • les destinataires ou les catégories de destinataires des données à caractère personnel ;
  • le délai de conservation des données à caractère personnel ou les critères utilisés pour déterminer ce délai ;
  • l’existence du droit à l’effacement, à la rectification des données à caractère personnel et du droit de limiter le traitement ou de s’y opposer ;
  • l’existence du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle;
  • la source des données (en cas de collecte indirecte) ;

Ces données peuvent faire l’objet d’une demande de rectification (si les informations sont incomplètes ou inexactes), d’effacement (s’il n’y a plus de motif fondé de les traiter), de limitation (les données seront dans ce cas conservées mais plus traitées) et de portabilité (c’est-à-dire de les réutiliser pour d’autres services).

Vous pouvez, à cette fin, contacter notre responsable du traitement des données, Amélie VIVIER, soit par courriel avec accusé de réception à l’adresse cepha@cepha.be, soit en complétant ce formulaire. Elle répondra à votre requête dans un délai de maximum de 30 jours ouvrables.

Le CEPHA se réserve la possibilité de ne pas donner suite à votre requête, uniquement lorsque vous ne disposez pas de ce droit. Ce peut être le cas lorsque le responsable du traitement y est soumis par ou en vertu d’une loi, d’un décret ou d’une ordonnance d’autorités officielles.

 

Article 8 – Délai de conservation des données

 

Le délai de conservation de nos données peut varier en fonction notamment du type de demande et du type de relations.

De manière générale, le CEPHA conserve les données pour garantir une qualité de service à ses clients.

  • Pour les particuliers, la conservation de leurs données nous permet notamment de répondre à leurs questions ultérieures. Ex. : un jeune de 17 ans reviendra peut-être vers nous après ses études supérieures pour clarifier sa recherche d’emploi.
  • Pour les entreprises, la conservation de leurs données nous permet notamment de garder une relation privilégiée de confiance mais également d’établir tout document officiel (ex. facture, bon de commande de mission, etc.).
  • Pour les candidats, la conservation de leurs données nous permet notamment de revenir vers eux afin de leur proposer des opportunités d’emploi correspondant à leur profil. A ce sujet, à chaque fin de mission de recrutement, nous informons les candidats de la conservation de leur données et nous leur donnons la possibilité de s’y opposer.

 

Article 9 – Décision individuelle automatisée

Le Cepha ne procède pas à des décisions individuelles automatisées. Aucune personne ne fait l’objet d’une décision entièrement automatique (sans intervention humaine) qui l’affecte de manière significative ou qui a des effets juridiques.

Par exemple, les dossiers des candidats qui postulent via notre plateforme en ligne sont analysés minutieusement par nos soins et/ou par nos clients.

Notre travail s’inscrit dans une démarche éthique, professionnelle et efficace.

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